Een werknemer die van bedrijf verandert en zijn oude loonstroken zoekt voor een hypotheekdossier, wordt vaak geconfronteerd met een concreet probleem: waar zijn deze documenten gebleven? MyArkevia, een digitale kluis aangeboden door veel werkgevers, bewaart deze bestanden veel langer dan het einde van het arbeidscontract. Het is echter wel belangrijk om te weten hoe je je kunt aanmelden, je ruimte kunt activeren en te begrijpen wat deze dienst onderscheidt van eenvoudige online opslag.
Digitale kluis of elektronische archivering: een onderscheid dat de waarde van uw documenten verandert
Men verwart vaak digitale kluis en elektronisch archiveringssysteem. Beide slaan bestanden op, maar de juridische reikwijdte verschilt. Een digitale kluis zoals MyArkevia is gericht op veilige bewaring en persoonlijke toegang tot documenten. Een elektronisch archiveringssysteem dekt een breder gebied: volledige traceerbaarheid van de levenscyclus, veilige verwijdering, naleving van archiveringsnormen.
Vanaf eind 2025 maakt de uitvoeringsverordening (EU) 2025/2532 de gekwalificeerde elektronische archiveringsdienst operationeel die voortkomt uit eIDAS 2. Deze Europese ontwikkeling versterkt het onderscheid tussen een veilige opslagruimte en een echte archivering met bewijswaarde. Voor een werknemer is de praktische consequentie eenvoudig: de loonstroken die in MyArkevia zijn opgeslagen, behouden hun juridische waarde, waardoor ze tegenwerpelijk zijn in geval van een geschil of een administratief verzoek.
Wanneer men een inkomen moet bewijzen of een periode van werk moet rechtvaardigen, maakt deze bewijswaarde het verschil in vergelijking met een scan die in een map op de computer is opgeslagen.
MyArkevia-aanmelding: stap voor stap je werknemersaccount activeren
De eerste aanmelding bij MyArkevia verloopt via de inloggegevens die door de werkgever zijn verstrekt. Meestal vindt men zijn personeelsnummer en een tijdelijk wachtwoord op de laatste loonstrook. Om voor de eerste keer in te loggen op de MyArkevia kluis, moet men deze inloggegevens invoeren op de inlogpagina en vervolgens een persoonlijk wachtwoord aanmaken.
Hier zijn de concrete stappen om niet meteen vast te lopen:
- Ga naar het MyArkevia-portaal (het adres wordt meestal verstrekt door de HR-afdeling of staat op de loonstrook).
- Voer het personeelsnummer en het tijdelijke wachtwoord in en valideer.
- Maak een sterk persoonlijk wachtwoord aan (minimaal twaalf tekens, een mix van letters, cijfers en symbolen) en geef een persoonlijk e-mailadres op voor herstel.
- Activeer de tweefactorauthenticatie via SMS of een authenticator-app om de beveiliging van het account te versterken.
Het persoonlijke e-mailadres heeft de voorkeur boven het zakelijke e-mailadres. Wanneer men het bedrijf verlaat, wordt het zakelijke e-mailadres gedeactiveerd, en wordt het onmogelijk om het wachtwoord te herstellen als het account aan dit adres is gekoppeld.
Problemen met inloggen op MyArkevia: veelvoorkomende blokkades in de praktijk
De meest voorkomende situatie is de werknemer die zijn ruimte nooit heeft geactiveerd terwijl hij in dienst was. Zodra het contract is beëindigd, is de werkgever niet langer verplicht om een activatiecode te sturen. Men moet dan rechtstreeks contact opnemen met de MyArkevia-ondersteuning en identificatiebewijzen verstrekken.
Een andere veelvoorkomende situatie: het vergeten wachtwoord na enkele maanden zonder inloggen. De procedure voor het opnieuw instellen verloopt via het e-mailadres dat aan het account is gekoppeld. Als dit adres het zakelijke e-mailadres was (nu afgesloten), wordt het herstel een administratieve klus.
De reacties variëren op dit punt, maar verschillende bronnen geven aan dat de responstijd van de ondersteuning enkele werkdagen kan duren. Het is dus beter om vooruit te plannen: activeer je account zodra je de eerste gedigitaliseerde loonstrook ontvangt en controleer regelmatig of je kunt inloggen.
Technische fouten die je niet moet negeren
Een verouderde browser of cookie-blokkerende extensies kunnen de aanmelding verhinderen. MyArkevia gebruikt sessiecookies voor authenticatie. Als de browser deze blokkeert, blijft de inlogpagina in een lus draaien zonder duidelijke foutmelding.
Het wordt aanbevolen om het te testen met een bijgewerkte browser, zonder extensies zoals adblockers, en de cache te wissen als de pagina niet reageert.
Beveiliging van de digitale kluis MyArkevia na vertrek uit het bedrijf
Een punt dat concurrenten vaak oppervlakkig behandelen: de bewaring van documenten in MyArkevia is losgekoppeld van de band met de werkgever. Concreet, wanneer men een bedrijf verlaat, blijft de kluis actief en blijven de gearchiveerde loonstroken toegankelijk. De werkgever verliest de schrijfrechten, maar de al opgeslagen bestanden verdwijnen niet.
Deze logica van overdracht is ontworpen voor langdurige archivering. De werkgever bewaart de documenten volgens zijn eigen wettelijke verplichtingen (beperkte duur), terwijl de werknemerskluis het overneemt voor een veel langere periode. Het is precies dit mechanisme dat MyArkevia zijn nut geeft, bovenop de eenvoudige digitalisering van loonstroken.
Tweefactorauthenticatie en toegangslogs
Het activeren van tweefactorauthenticatie is niet alleen een aanbeveling: het is de enige manier om ongeautoriseerde toegang te voorkomen als het wachtwoord is gecompromitteerd. De tweede factor verloopt via een SMS of een speciale authenticator-app.
De toegangslogs maken het mogelijk om te controleren wie zich heeft aangemeld en wanneer. Regelmatig deze logs raadplegen helpt om verdachte aanmeldingen op te sporen. Als er een aanmelding verschijnt vanaf een onbekend apparaat of locatie, moet het wachtwoord onmiddellijk worden gewijzigd en moet de ondersteuning worden gecontacteerd.
Veilige documentdeling vanuit MyArkevia
Wanneer een kredietinstelling of een overheidsinstantie om een bewijs vraagt, kan men een document vanuit MyArkevia delen zonder het als bijlage per e-mail te verzenden. Het platform biedt tijdgebonden links met vervaldatum, wat de blootstelling van het bestand beperkt.
Deze deelwijze heeft een concreet voordeel: de ontvanger krijgt toegang tot het document voor een bepaalde tijd, waarna de link inactief wordt. Geen kopie die in een mailbox blijft hangen, geen bestand dat op een externe server zonder controle wordt opgeslagen.
Voor een leningdossier of een pensioenaanvraag voorkomt deze werkwijze dat er meerdere kopieën van loonstroken worden verspreid via onveilige kanalen. Men behoudt de controle over de verspreiding van persoonlijke gegevens, in overeenstemming met de principes van de AVG.
Het beheer van zijn HR-documenten op MyArkevia vereist vooral nauwkeurigheid op het moment van activatie. Een correct geconfigureerd account vanaf het begin, met een persoonlijk e-mailadres en tweefactorauthenticatie, voorkomt de meeste blokkades. De digitale kluis vervangt geen waakzaamheid, maar biedt een bewaaromgeving die geen enkele harde schijf of map kan garanderen op de lange termijn.
